Privacyverklaring
Volleybalvereniging Smash Beilen

Vastgesteld in de ALV van 26 september 2019

De vereniging is sinds 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en heeft ter naleving daarvan deze verklaring opgesteld.

Algemeen/samenvatting:

Volleybalvereniging Smash Beilen gaat bewust om met de persoonsgegevens van haar leden.
Smash Beilen registreert deze gegevens puur ten behoeve van het deelnemen aan activiteiten van de vereniging, waarvoor zij het lidmaatschap zijn aangegaan.
Daarbij worden de principes ‘dataminimalisatie’ (zo min mogelijk gegevens registreren en gebruiken) en ‘doelbinding’ toegepast (alleen registreren en gebruiken als er een goede, duidelijke reden toe is).

Verder worden gegevens bijgehouden van sponsoren, trainers en vrijwilligers om hun bijdrage aan de vereniging mogelijk te maken.

Registratie persoonsgegevens:

Smash Beilen registreert de volgende gegevens van haar leden:

• Contactgegevens, zoals naam, telefoonnummers, emailadres;
• Aanvullende persoonsgegevens, zoals adres, geboortedatum;
• Voor leden die meedoen aan een Nevobo-competitie is een pasfoto nodig;
• Om contributie en andere verplichte bijdragen te kunnen incasseren worden bankrekeninggegevens geregistreerd;
• Indeling van het lid in categorieën, zoals team, trainingsgroep, geslacht, bondsnummer.

Bij minderjarige leden kunnen telefoonnummers, emailadres en bankrekeningnummer natuurlijk ook van een ouder/verzorger zijn.

Van trainers, coaches en andere vrijwilligers kunnen aanvullende gegevens worden bijgehouden, zoals een ‘Verklaring omtrent Gedrag’.

Rechten rond persoonsgegevens:

Het onderhouden van al deze persoonsgegevens is belegd bij de ledenadministrateur.
Voor vragen over jouw geregistreerde gegevens en correcties kun je contact opnemen via ledenadministratie@smashbeilen.nl.
Voor het verwijderen of andere beperkingen op bovenstaand gebruik van je persoonsgegevens, kun je contact opnemen met de voorzitter van de vereniging, via voorzitter@smashbeilen.nl.

Bij beëindiging van je lidmaatschap worden je contactgegevens bewaard in een lijst van oud-leden. Deze gegevens zijn vanaf dat moment alleen nog toegankelijk voor de ledenadministrateur.
Indien je hier bezwaar tegen hebt, dien je dit bij je opzegging aan te geven. Al je gegevens zullen dan zo spoedig mogelijk –uiterlijk binnen een jaar – geheel verwijderd worden uit de administratie van de vereniging.

Wie hebben er toegang tot gegevens van leden:

De ledenadministrateur en penningmeester hebben toegang tot alle geregistreerde persoonsgegevens.

Leden van de technische commissie kunnen toegang krijgen tot de contactgegevens, de aanvullende persoonsgegevens en indelingen van alle leden.

Overige bestuursleden, trainers en leden van andere commissies kunnen toegang krijgen tot contactgegevens en indelingen, waarbij de lijst zoveel mogelijk beperkt zal zijn tot de relevante categorie van leden.

Voor al deze personen geldt, dat zij de persoonsgegevens van leden alleen mogen gebruiken voor het beoogde doel, en zo snel mogelijk daarna weer zullen verwijderen. Voorafgaand aan het verstrekken van deze gegevens zal dat door de betrokkene expliciet verklaard dienen te worden in een geheimhoudingsverklaring.

De ledenadministrateur zal de ondertekende geheimhoudingsverklaringen bewaren.

Contactgegevens van scheidsrechters en andere vrijwilligers kunnen breder gedeeld worden om bijvoorbeeld invallers makkelijker te kunnen benaderen.

Aan wie leveren we persoonsgegevens door:

De vereniging is aangesloten bij de Nederlandse volleybalbond, de Nevobo.
Alle leden moeten aangemeld worden bij de Nevobo, via de registratiefaciliteiten van Sportlink.
Nevobo kan op basis hiervan nieuwsbrieven versturen; voor de voorwaarden waaronder dit gebeurt verwijzen we je naar de website van Nevobo (nevobo.nl).

Smash levert geen gegevens van leden door aan andere partijen, zoals voor marketingdoeleinden.
Mocht in de toekomst gegevenslevering aan derden noodzakelijk zijn – bijvoorbeeld door wettelijke verplichting – dan zullen wij dit terstond opnemen in deze privacyverklaring en deze opnieuw onder de aandacht brengen van de leden.

Gebruik van persoonsgegevens op onze website en sociale media:

Smash wil op een praktische, verantwoorde wijze gebruik maken van haar website smashbeilen.nl.

Dat betekent dat we op de website waar nodig wel namen van leden en vrijwilligers vermelden. Na toestemming van betrokkene (bij jeugdige leden met ouder/voogd) kunnen hierbij ook contactgegevens gedeeld worden.
Er kunnen tevens relevante foto’s en korte filmpjes van onze leden en vrijwilligers op onze website geplaatst worden en bij sociale media-sites (zoals Facebook), zoals teamfoto’s, actiefoto’s, wedstrijdverslagen en over andere clubactiviteiten.
Bij het plaatsen daarvan wordt terughoudendheid betracht en worden hooguit voornamen bij foto’s geplaatst, tenzij vooraf expliciet toestemming voor het delen van andere informatie is gegeven.

Smash Beilen gebruikt geen cookies op haar website, tenzij het om technische redenen noodzakelijk is om een goede werking te verkrijgen. Op de website kan informatie getoond worden van andere websites. Smash Beilen levert geen persoonsgegevens aan deze sites.

Heb je bezwaar tegen het opnemen van genoemde gegevens van jou op website of sociale media?
Neem dan contact op met de voorzitter via voorzitter@smashbeilen.nl om te voorkomen dat jouw gegevens ongewenst gedeeld worden.

Publicatie van deze privacyverklaring

Deze verklaring wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.

Daarnaast zullen nieuwe leden gewezen worden op deze rechten en plichten van de vereniging en van de leden, door op het aanmeldingsformulier te verwijzen naar deze privacyverklaring.

Zoals hiervoor al vermeld dienen alle personen die namens de vereniging toegang nodig hebben tot (delen van) de ledenlijst voorafgaand een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens bij Smash Beilen. Bijvoorbeeld als je vindt dat er sprake is van een ‘datalek’.
Je kunt hiervoor contact opnemen met de ledenadministrateur of de voorzitter, via de genoemde email-adressen. Op onze website smashbeilen.nl kun je ook bijbehorende telefoonnummers vinden.

 

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. Je dient hiervoor zelf contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.